Software gestionale personalizzato.
Il gestionale che il tuo team apre ogni mattina, costruito sui vostri passaggi. Ne ho già sviluppato uno completo: Facile Atelier, il gestionale per atelier da sposa e cerimonia che ho co-fondato e che sviluppo ancora oggi.
Per chi è
Negozi, laboratori, studi professionali e aziende con un modo di lavorare che i programmi in commercio non prevedono.
Quando serve
- Ogni giorno qualcuno ricopia a mano le stesse informazioni.
- Il gestionale che avete fa metà delle cose; il resto lo fate fuori.
- Gli appuntamenti si perdono tra telefonate e messaggi.
- Volete usarlo anche dal telefono, in negozio o fuori.
Cosa ti consegno
- Un'applicazione web che funziona da computer, tablet e telefono.
- Accessi e permessi diversi per chi fa cosa.
- Promemoria automatici ai clienti, anche su WhatsApp.
- Collegamenti con cassa, fatturazione elettronica e negozio online.
Quando un gestionale pronto non basta
Se un programma già pronto fa quello che vi serve, conviene prendere quello: costa meno e si attiva subito.
Il su misura ha senso quando il vostro lavoro ha passaggi che i programmi in commercio non conoscono, e che oggi tenete in piedi con quaderni, fogli Excel e telefonate. In un atelier, per esempio, una cerimonia lega la sposa alle madri, alle testimoni e alle invitate, e due invitate della stessa cerimonia non dovrebbero arrivare con lo stesso abito. In Facile Atelier, se una cliente prova un modello che è già nel contratto di un'altra persona dello stesso evento, sulla riga dell'abito compare il nome di quella persona.
Via Excel e quaderni, senza ricominciare da zero
Di solito il primo obiettivo è togliere i fogli Excel che tengono in piedi l'azienda. Il passaggio fa meno paura se i dati di oggi si possono portare dentro: in Facile Atelier il catalogo del fornitore si carica da un file Excel, con un'anteprima prima di salvare, e clienti e contratti si esportano in Excel quando servono.
Così i dati restano vostri e non chiusi dentro il programma.
Cose che ho già costruito
Tutto quello che segue esiste e funziona in Facile Atelier:
- agenda per consulente e per reparto, con gli orari liberi calcolati su orari del negozio, ferie e durata degli appuntamenti;
- prenotazioni dal sito del negozio, che entrano direttamente in agenda;
- scheda cliente con misure, foto delle prove, modifiche concordate e pagamenti;
- contratti con piano di pagamento a rate e avviso ogni mattina delle rate scadute;
- lavori assegnati alle sarte, con passaggi, costo e scadenza, e le viste Oggi, Urgenti, In ritardo e Non assegnati;
- magazzino per modello e variante (taglia, colore, misura), con etichette QR lette dalla fotocamera del telefono e inventario contato in più riprese;
- ordini ai fornitori, DDT di carico e fatture di acquisto con le loro scadenze;
- fino a dieci sedi, con le giacenze di ciascuna e i trasferimenti fra negozi;
- ruoli e permessi per ogni collaboratore, e cambio operatore inquadrando un QR personale.
Collegato a cassa, fatture e WhatsApp
Un gestionale fa risparmiare davvero quando non obbliga a ribattere i dati in un altro programma. Facile Atelier emette lo scontrino sui registratori telematici Ditron e la fattura elettronica tramite Fatture in Cloud, e manda i promemoria su WhatsApp dal numero del negozio: le risposte delle clienti arrivano nella chat del gestionale e non sul telefono di una sola persona.
Sicurezza e dati personali
In Facile Atelier il database ha un backup ogni sei ore, ognuno vede solo quello che il suo ruolo prevede e i dati di una cliente si possono scaricare o cancellare su richiesta, come chiede il GDPR. Sono scelte da fare all'inizio, insieme alle funzioni.
Con cosa lo sviluppo
Laravel e Vue, le stesse tecnologie di Facile Atelier. Il gestionale si apre dal browser, senza installare niente, e si può aggiungere alla schermata iniziale del telefono come un'app, su iPhone e Android.
Domande frequenti
Si può usare dal telefono?
Sì. Il gestionale funziona dal browser del telefono e si installa come un'app. In Facile Atelier sarte e consulenti lo usano così, anche in camerino e in laboratorio.
Si collega alla fatturazione elettronica e al registratore di cassa?
Sì, con i servizi che usate già, se permettono di scambiare dati. Facile Atelier, per esempio, emette fatture elettroniche tramite Fatture in Cloud e scontrini sui registratori telematici Ditron.
Posso portare dentro i dati che ho in Excel?
Di solito sì. Decidiamo insieme quali dati portare e da quali file; in Facile Atelier, per esempio, il catalogo si carica da Excel con un'anteprima prima di salvare.
Quanto costa un gestionale su misura?
Conta soprattutto quante aree deve coprire all'inizio (agenda, magazzino, cassa, sartoria o produzione), con quali programmi deve collegarsi e quante sedi e persone lo useranno. Si può partire dall'area che vi fa perdere più tempo e aggiungere le altre dopo. Il preventivo arriva per iscritto, voce per voce.