Facile Atelier: Un gestionale nato dietro il bancone di un atelier

Il contesto

Un atelier da sposa e da cerimonia non vende come un negozio di abbigliamento. Quando la cliente dice sì comincia un lavoro che dura mesi: il contratto e l’acconto, la madre e le invitate che scelgono il loro abito, le prove, le modifiche in sartoria, le rate, e una data che non si può spostare.

Facile Atelier è nato dentro un atelier italiano, da chi seguiva le clienti dal primo appuntamento alla consegna. Oggi è un gestionale in abbonamento che usano anche altri atelier, e continua a cambiare insieme a loro.

L’esigenza di partenza

Le informazioni c’erano, ma stavano in posti diversi. Le prove e le modifiche concordate finivano su un quaderno, gli appuntamenti su un’agenda, gli acconti su un foglio, e il resto nella memoria di chi aveva seguito quella cliente. Finché quella persona era in negozio le risposte arrivavano; nei giorni in cui mancava non le aveva nessuno.

I problemi da risolvere

Sul sito del prodotto li raccontiamo come cinque momenti dell’anno, perché ogni atelier li riconosce:

• due invitate allo stesso matrimonio con lo stesso abito, perché la consulente che segue la madre della sposa non sa cosa ha scelto la zia due mesi prima;
• la cliente che dimentica la prova, e un pomeriggio di lavoro perso;
• la cliente che torna quando la sua consulente non c’è, e nessuno sa cosa aveva provato o quanto aveva già versato;
• un ritocco dimenticato, scoperto a due giorni dal matrimonio;
• i conti di fine stagione, rifatti a mano per sapere quanto devono ancora le clienti.

La soluzione progettata

Comprare un gestionale già pronto sarebbe stato più semplice, e in atelier ci avevano provato. Quelli che si trovavano erano pensati per i negozi, dove con lo scontrino la vendita è finita. Nessuno sapeva cosa fosse una cerimonia.

Per questo il modello dei dati segue il lavoro dell’atelier invece di quello di un negozio: la cerimonia raccoglie la sposa, le madri, le testimoni e le invitate, ognuna con il suo ruolo; il contratto di ogni cliente porta con sé gli abiti provati e quello scelto, le misure, le modifiche e il piano di pagamento; ogni modifica ha la sua sarta, i suoi passaggi e una data entro cui farla, accanto alla data della cerimonia.

Il gestionale è cresciuto una funzione alla volta, partendo ogni volta da un problema vero del negozio. Anche le parole sono quelle dell’atelier: prova, sarta, caparra, saldo, invitate.

Le funzioni sviluppate

Le funzioni principali sono elencate qui sopra, in «Cosa fa». Alcune soluzioni rispondono direttamente ai cinque problemi:

• quando una cliente prova un modello che è già nel contratto di un’altra persona della stessa cerimonia, sulla riga dell’abito compare il nome di quella persona, mentre la cliente è ancora in camerino;
• i promemoria partono su WhatsApp dal numero dell’atelier, nei momenti scelti dal negozio, e le risposte arrivano nella chat del gestionale invece che sul telefono di una sola persona;
• la scheda cliente raccoglie abiti, misure con lo storico delle rilevazioni, foto delle prove, modifiche e pagamenti, e si apre dal telefono;
• la sartoria si apre sulle scadenze della settimana, con le viste Oggi, Urgenti, In ritardo e Non assegnati;
• ogni contratto ha il suo piano di pagamento, e il gestionale mostra quanto resta da incassare e quanto è già scaduto, contratto per contratto e in totale, segnalando ogni mattina le rate scadute.

Intorno a queste ci sono le funzioni che ci si aspetta da un gestionale: magazzino per modello e variante con giacenze e movimenti, inventario contato in più riprese, ordini ai fornitori con DDT di carico e fatture di acquisto, listini, prima nota e report su venduto, margini e giacenze.

Le integrazioni

Un atelier usa già altri strumenti, e il gestionale non deve costringere a ribattere i dati:

• scontrino sui registratori telematici Ditron, emesso dal pagamento del contratto;
• fattura elettronica tramite Fatture in Cloud, che può partire da sola quando un pagamento viene segnato come incassato;
• WhatsApp, collegato una volta sola dalle impostazioni con il numero del negozio; nei piani più alti anche email e SMS;
• negozio online WooCommerce o Shopify, su cui il gestionale pubblica il catalogo e allinea le giacenze;
• prenotazioni dal sito dell’atelier, con un modulo che mostra solo gli orari davvero liberi e scrive direttamente in agenda;
• Excel in entrata e in uscita: il catalogo del fornitore si carica da un file, con un’anteprima prima di salvare, e clienti e contratti si esportano quando servono.

Le tecnologie

Il gestionale è scritto in PHP con Laravel per la parte che lavora sul server e in JavaScript con Vue.js per l’interfaccia, che parla con il server attraverso API REST. Si apre dal browser e si installa come app su iPhone e Android, senza passare dagli store. Il sito di presentazione, facileatelier.it, è in Astro.

Gli aspetti tecnici rilevanti

• Più atelier sullo stesso programma. Ogni atelier ha i propri dati, collaboratori e permessi, e fino a dieci sedi con giacenze separate e trasferimenti fra negozi con DDT interno. Un aggiornamento arriva a tutti nello stesso momento, e le novità si leggono dentro il gestionale.
• Pensato per il telefono. Sarte e consulenti lo usano in piedi, in camerino e in laboratorio. Per questo l’app legge con la fotocamera i QR di capi e contratti, e il cambio operatore si fa inquadrando un QR personale: lo stesso telefono passa da una persona all’altra senza password da ricordare.
• Permessi per ruolo. La titolare decide chi vede i prezzi di acquisto, chi può modificare i contratti, chi lavora su magazzino e prima nota.
• Dati e GDPR. Il database ha un backup ogni sei ore. Per ogni cliente si possono scaricare o cancellare tutti i dati; i contratti restano, resi anonimi, perché la legge fiscale chiede di conservarli.

Il prodotto, oltre al codice

Essere co-fondatore ha voluto dire costruire anche il modo in cui il gestionale si prova e si compra. I prezzi sono scritti sul sito, divisi in tre piani che cambiano per numero di sedi, collaboratori e integrazioni. La prova dura trenta giorni con tutte le funzioni e non chiede la carta: alla fine non parte nessun addebito, e chi non continua può ancora consultare i propri dati. Lo storico di un atelier che arriva da un altro sistema si carica a preventivo, e l’assistenza risponde su WhatsApp.

Il risultato

Facile Atelier è un prodotto sul mercato, in abbonamento, usato da atelier diversi da quello in cui è nato. Lo sviluppo continua: le funzioni nuove arrivano dalle richieste degli atelier che lo usano.